Modul Decision Support System / Sistem Pengambilan Keputusan
Download Modul Bab 07 -Group Decision Support System (GDSS)
Bab 07 - Group Decision Support System (GDSS)
Abstract
"3 sumber data adalah dari: internal, eksternal, dan personal."
Kompetensi
"Mahasiswa mengetahui dan memahami konsep manajemen data dalam sistem pengambilan keputusan"
Studi Kasus: Tim Peningkatan Kualitas di IRS.
1. Banyak organisasi baik perseorangan maupun umum berusaha meningkatkan
pijakannya pada rekayasa proses bisnis, penggunaan teknologi, dan pengenalan
program peningkatan kualitas sebagai jalan untuk meningkatkan produktivitas dan
penanganan yang lebih baik dengan kompetisi yang makin ketat, permintaan
customer, penurunan anggaran, dan timbulnya pasar global.
2. Di Manhattan - Amerika Serikat - manajemen dan karyawan dari IRS (Internal
Revenue Service), dengan dibantu University of Minnesota mengimplementasikan
program peningkatan kualitas berbasis pada manajemen partisipasi (tim kualitas),
yang didukung oleh GDSS.
3. Bagian utama dari program peningkatan kualitas ini adalah struktur tim kualitas, yang
serupa dengan konsep daur ulang kualitas orang Jepang. Grup, terdiri dari manajer
dan karyawan, bertemu sebagai unit kecil (dari 3 sampai 12 orang) untuk
merumuskan metode bagi penyelesaian masalah dan menggunakan bermacam
peluang untuk meningkatkan kualitas.
Masalah
1. Partisipan dalam tim kualitas sering datang dari pelbagai wilayah fungsional atau level
penyeliaan yang berbeda, dan ini akan membawa pelbagai perspektif kedalam tim.
2. Walaupun pelbagai perbedaan ini dapat memperkaya pertemuan, ia malahan dapat
juga memperlambat pekerjaan.
3. Sebagai tambahan, grup tergantung juga pada fenomena umum yang menghambat
kesuksesan kerja tim. Misalnya, dominasi sebagian anggota, komunikasi
antarpersonal yang jelek, dan ketakutan mengekspresikan ide-ide inovatif.
4. Untuk mengurangi efek negatif tadi, diberikan pelatihan ekstensif dan bantuan
profesional.
5. Jika jumlah tim bertambah, pelatihan dan anggaran bantuan menjadi masalah dan
juga sulit menemukan fasilitator berkualitas tinggi.
Solusi.
1. GDSS adalah teknologi baru yang dapat mendukung pelbagai aktivitas yang
dilakukan oleh anggota grup, pemimpinnya, dan fasilitator.
2. GDSS menawarkan pada tim, potensi untuk mengurangi kerja keras yang harus
dilakukan dalam mengaplikasikan metode peningkatan kualitas, dengan
menyediakan mekanisme otomatis dalam memasukkan, mencatat, dan
mengoperasikannya, dalam kaitan dengan ide-ide anggota tim selama pertemuanpertemuan
tatap muka yang dilakukan.
3. Secara khusus, dukungan disediakan untuk peneluran ide, prioritas isu/masalah,
analisis masalah, pemilihan strategi, dan seterusnya.
4. Sebagai tambahan, GDSS membantu mengurangi macam-macam fenomena negatif
kerja tim dalam tatap muka yang dilakukan (misal, ketakutan mengemukakan ide).
5. Akhirnya, teknologi yang ada menyediakan hal yang ekstensif pada dokumentasi saat
pertemuan tim dan pada prosedur keputusan.
Implementasi.
1. GDSS dimulai sebagai projek riset. Laboratorium khusus dibangun selama akhir
1980-an di beberapa universitas, termasuk University of Minnesota, yang turut
membangun IRS pada tahun 1988.
2. Pada periode itu tak ada hardware dan software komersial di pasaran.
3. Selanjutnya, dirasakan perlu membawa partisipasi anggota tim IRS ke fasilitas GDSS
di University of Minnesota.
4. Software GDSS di University of Minnesota ini disebut dengan SAMM (Software-aided
Meeting Management).
5. Pemimpin tim dan anggotanya lalu dilatih untuk menggunakan software, dan
ditunjukkan bagaimana meningkatkan proses peningkatan kualitas menggunakan
pelbagai fitur SAMM.
Hasil.
SAMM digunakan oleh para anggota tim untuk:
1. Peneluran ide dan evaluasi (19.4% dari pertemuan).
2. Penggunaan tool bantuan keputusan yang canggih (59.4% dari pertemuan).
3. Pembuatan dan pengaturan agenda (36.5% dari pertemuan).
4. Penulisan dan pengelolaan record/catatan grup (15.3% dari pertemuan).
Pada skala 1 sampai 7 (1 terendah, 7 tertinggi), anggota tim memberi nilai 5.5 (79%) untuk
tingkat kepuasan mereka dan menyatakan: “merasa nyaman dengan teknologi ini”,
“meningkatkan kerja tim”, “GDSS mudah digunakan dalam grup”, dan “GDSS memainkan
peran utama dalam pertemuan yang dilakukan”.
Epilog.
1. GDSS sukses dalam meningkatkan kemampuan IRS.
2. Tambahan-tambahan yang diadakan menjadikan anggota tim mengakses modul
sistem pada sembarang waktu dan sembarang lokasi yang berbeda.
3. Diharapkan di masa depan GDSS juga mampu mendukung aspek emosional dari
kualitas kerja tim (misal, perubahan-perubahan sosial, negosiasi).
Sumber :
Modul Perkuliahan - Sistem Pengambilan Keputusan - Program Studi Sistem Informasi - Fakultas Ilmu Komputer - Universitas Mercu Buana
