Modul Pengantar Manajemen dan Bisnis
Download Modul Pengantar Manajemen dan Bisnis Bab 13 - Pengawasan
Bab 13 - Pengawasan
Abstract
"Pengawasan dibutuhkan untuk memantau kemajuan dan memperbaiki kesalahan. Namun pengawasan juga membantu manajer memantau perubahan lingkungan dan dampaknya pada kemajuan organisasi"
Kompetensi
"Mahasiswa dapat mampu menjelaskan perihal proses pengendalian"
Pengertian Pengawasan
A. PENGERTIAN.
Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar
pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik,
membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasideviasi
dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang
dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.
Banyak kasus di suatu organisasi tidak dapat terselesaikan seluruhnya karena tidak
ditepatinya waktu penyelesaian (deadline), anggaran yang berlebihan, dan kegiatan lain
yang menyimpang dari rencana semula.
B. MENGAPA PENGAWASAN DIBUTUHKAN.
Satu alasan mengapa pengawasan dibutuhkan adalah untuk memantau kemajuan
dan memperbaiki kesalahan. Namun pengawasan juga membantu manajer memantau
perubahan lingkungan dan dampaknya pada kemajuan organisasi.
1. Untuk menanggulagi perubahan. Perubahan adalah suatu bagian lingkungan
organisasi manapun yang tidak bisa dielakkan
2. Untuk menciptakan daur yang lebih cepat. Satu hal adalah mengenal permintaan
pelanggan untuk perbaikan dalam perancangan, mutu, atau waktu penyerahan.. hal
lainnya adalah mempercepat daur yang tercakup dalam penciptaan dan selanjutnya
penyerahan produk dan jasa baru bagi pelanggan.
3. Untuk menambah nilai. Daur waktu yang cepat adalah satu cara untuk merebut satu
sisi bersaing. Cara lainnya adalah menambah nilai, yang ditegaskan oleh guru
manajemen kenamaan Jepang Kenichi Ohmae.
4. untuk menyatukan pekerja dari berbagai latar belakang dan kultur. Secara
historis, perusahaan-perusahaan A.S. telah menggunakan pengawsan otokratik yang
agak kaku, untuk mengelola pekerja dan bawahan. Dengan adanya angkatan kerja
yang lebih terdidik dewasa ini, kebanyakan manajer yakin bahwa pengawasan
fungsional yang kaku dan struktur hierarkis mengurangi dan bukannya meningkatkan
motivasi dan produktivitas pekerja. Lagi pula, manajer yang berwawasan luas
menghargai keragaman dari angkatan kerja sekarang, yang terdiri dari pria dan
wanita dari latar belakang kultur yang beragam.
5. Untuk memudahkan delegasi dan kerja tim. Kecendrungan kearah manajemen
partisipatif juga meningkatkan kebutuhan untuk mendelegasikan wewenang dan
mendorong karyawan untuk bekerja bersama sebagai tim. Ini tentu tidak mengurangi
tanggung jawab terakhir manajer. Sebaliknya, dia mengubah sifat dari proses
pengawasan.
Dalam system yang otokratis yang kuno, manajer akan menspesifikasikan baik
standard kinerja maupunmetoda untuk mencapainya. Dalam system sartisipatif yang
baru, manajer mengkomunikasikan standard, namun selanjutnya membiarkan
karyawan, entah sebagai individu atau tim, menggunakan kreativitas mereka untuk
memutuskan bagaimana memecahkan masalah kerja tertentu. Selanjutnya proses
pengawasan memunginkan manajer memantau kemajuan karyawan tanpa
menghambat kreativitas atau keterlibatab dalam kerja.
C. BENTUK-BENTUK PENGAWASAN.
1. Pengawasan Pendahuluan (feedforward control, Steering controls):
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan
koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila
manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan
yang terjadi atau perkembangan tujuan.
2. Pengawasan Bersamaan (concurrent control):
Yaitu pengawasan "Ya-Tidak", dimana suatu aspek dari prosedur harus
memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin
ketepatan pelaksanaan kegiatan.
3. Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls):
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur
penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.
D. PERANCANGAN PROSES PENGAWASAN.
William H. Newman menetapkan prosedur sistem pengawasan, dimana dikemukan
lima jenis pendekatan, yaitu:
1. Merumuskan hasil diinginkan, yang dihubungkan dengan individu yang
melaksanakan.
2. Menetapkan penunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki
penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan:
a. pengukuran input.
b. hasil pada tahap awal.
c. gejala yang dihadapi.
d. kondisi perubahan yang diasumsikan.
3. Menetapkan standar penunjuk dan hasil, dihubungkan dengan kondisi yang
dihadapi.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, dimana komunikasi
pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by exception yaitu atasan diberi
informasi bila terjadi penyimpangan dan standar.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi, bila perlu suatu tindakan
diganti.
E. MERANCANG SISTEM PENGAWASAN
1. Sistem Pengawasan (Control System). Prosedur yang terdiri dari berbagai langkah
yang diterapkan untuk berbagai tipe aktivitas pengawasan.
2. Titik pengawasan strategis (strategic control points). Titik kritis dalam suatu
system dimana monitori dan pengumpulan informasi harus berlangsung.
3. Bidang-bidang strategik. Menyangkut kegiatan-kegiatan utama organisasi, seperti
transaksi keuangan, operasi produksi.
4. Standar yang yang dipergunakan dalam bidang fungsional untuk mengukur
prestasi: mutu, jumlah, biaya, dan prestasi kerja individual dalam bidang produksi,
pemasaran, manajemen personalia, dan keuangan.
5. Proses pengawasan sesuai dengan tahap atau langkah-langkah dasarnya.
a. Tahap Penetapan Standar:
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan
kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan.
Bentuk standar yang umum yaitu:
1) standar phisik.
2) standar moneter.
3) standar waktu.
b. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan:
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara
tepat
c. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan:
Berupa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas,
pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sample
d. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan standar dan Analisa
Penyimpangan:
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan
menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat
pengambil keputusan bagi manajer.
e. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi:
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu
ada perbaikan dalam pelaksanaan.
6. Karakteristik pengawasan yang efektif.
a. Akurat, ada unsur keakuratan, dimana data harus dapat dijadikan pedoman
dan valid.
b. Tepat-waktu, yaitu dikumpulkan, disampaikan dan dievaluasi secara cepat dan
tepat dimana kegiatan perbaikan perlu dilaksanakan.
c. Obyektif dan menyeluruh, dalam arti mudah dipahami.
d. Terpusat, dengan memusatkan pada bidang-bidang penyimpangan yang paling
sering terjadi.
e. Realistik secara ekonomis, dimana biaya sistem pengawasan harus lebih rendah
atau sama dengan kegunaan yang didapat.
f. Realistik secara organisasional, yaitu cocok dengan kenyataan yang ada di
organisasi.
g. Terkoordinasi dengan aliran kerja, karena dapat menimbulkan sukses atau
gagalnya operasi serta harus sampai pada karyawan yang memerlukannya.
h. Fleksibel, harus dapat menyesuaikan dengan situasi yang dihadapi, sehingga
tidak harus buat sistem baru bila terjadi pembahan kondisi.
i. Sebagai petunjuk dan operasional, dimana harus dapat menunjukkan deviasi
standar sehingga dapat menentukan koreksi yang akan diambil.
j. Diterima para anggota organisasi, mampu mengarahkan pelaksanaan kerja
anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi, tanggung jawab dan
prestasi.
7. Metode teknik pengawasan.
Teknik Pengawasan Manajerial:
a. Management by objectives (MBO)
b. Management by exeption (MBE)
c. Management Information System (MIS)
Teknik Pengawasan Kuantitatif:
a. Anggaran (Budget):
Anggaran operasional
Anggaran khusus
b. Audit:
Internal audit
Eksternal audit
Manajemen audit
c. Analisa break even pont (BEP)
d. Analisa Rasio
e. Sistem Prosedur
f. Bagan dan teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan.
Teknik Pengawasan Non Kuantitatif:
a. Pengamatan (Control by observation)
b. Inspeksi teratur dan langsung (Control by regular on the spot)
c. Pelaporan lisan dan tertulis (Control by reprt)
d. Evaluasi pelaksanaan
e. Sistem mendadak dan pengawasan melekat
f. Diskusi antara manajer dan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan.
F. PENGAWASAN KEUANGAN.
Laporan Keuangan (Financial Statement)
- Digunakan untuk menelusuri nilai uang dari barang dan jasa yang masuk dan keluar
organisasi.
- Memonitor tiga kondisi utama keuangan:
1. Likuiditas
2. Kondisi umum keuangan
3. Profitabilitas
- Yang umum digunakan:
1. Neraca (balance sheet)
2. Laporan rugi-laba (income statement)
3. Arus kas (Cash Flow)
4. Arus dana (Fund Flow)
Anggaran sebagai system pengawasan:
- Laporan kuantitatif formal mengenai sumber daya yang disisihkan untuk
melaksanakan aktivitas yang telah direncanakan selama jangka waktu tertentu.
- Merupakan bagian fundamental dan integrasi dari banyak program pengawasan
organisasi, dan manajer dapat menggunakannya sebagai standar dalam bentuk
moneter.
- merupakan peralatan pengawasan yang digunakan sangat meluas baik dunia bisnis
mauoun pemerintahan.
- Pengawasan anggaran adala suatu system pengawasan untuk mengawasi kegiatankegiatan
manajerial, dengan melakukan perbandingan pelaksanaan actual dan
pelaksanaan yang direncanakan.
G. MANAGEMENT BY EXCEPTION (MBE).
MBE atau prinsip pengecualian, dengan titik perhatian pada pengawasan yang paling
kritis dan mempersilahkan karyawan atau manajemen tingkat rendah untuk membuat
variasinya. Ini digunakan untuk operasi-operasi yang bersifat otomatis dan rutin.
H. MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM (MIS).
Ini memainkan peranan penting dalam pengawasan dan perencanaan yang efektif.
Pengertian MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen,
informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses
pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan
operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.
Tahap perancangan dari MIS yaitu:
1. survai pendahuluan dan pemmusan masalah.
2. desain konsepsual.
3. desain terperinci.
4. implementasi akhir.
Agar MIS berjalan efektif maka harus memenuhi lima kriteria, yaitu:
1. Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan.
2. Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem.
3. Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi.
4. Adanya pengujian pendahuluan.
5. Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai sistem.
Kriteria utama MIS efektif yaitu:
1. Pengawasan terhadap kegiatan yang benar.
2. Tepat waktu dalam pemakaiannya.
3. Menekan biaya secara efektif.
4. Sistem yang digunakan harus tepat dan akurat.
5. Dapat diterima oleh yang bersangkutan.
Sumber :
Modul Perkuliahan - Pengantar Manajemen dan Bisnis - Program Studi Sistem Informasi - Fakultas Ilmu Komputer - Universitas Mercu Buana
