Modul Pengantar Manajemen dan Bisnis
Download Modul Pengantar Manajemen dan Bisnis Bab 12 - Komunikasi
Bab 12 - Komunikasi
Abstract
"Setiap perusahaan membentuk struktur organisasi atau struktur didalam perusahaan yang mengidentifikasi tanggung jawab untuk setiap posisi pekerjaan dan hubungan antara posisiposisi"
Kompetensi
"Mahasiswa dapat memahami dan menjelaskan kembali bentuk-bentuk dari struktur organisasi"
Pengertian Komunikasi
A. PENGERTIAN
Komunikasi diartikan sebagai proses pemindahan dalam gagasan atau informasi
seseorang ke orang lain. Komunikasi mempunyai pengertian tidak hanya berupa kata-kata
yang disampaikan seseorang tapi mempunyai pengertian
yang lebih luas seperti ekpresi wajah, intonasi dan sebagainya.
Komunikasi dapat menghubungkan antara bagian yang berbeda atau disebut
rantai pertukaran informasi. Hal ini mengandung unsur-unsur:
1. sebagai kegiatan untuk seseorang mengerti,
2. sebagai sarana pengendalian imformasi, dan
3. sebagai sistem bagi terjalinnya komunikasi diantara individu-individu.
B. PROSES KOMUNIKASI
1. Model Komunikasi antar Pribadi:
Model yang paling sederhana adalah model komunikasi antar pribadi.
Pengirim Berita Penerima
Dari bagian di atas bahwa model ini menunjukkan tiga elemen penting dimana
jika salah satu hilang, tidak akan terjadi komunikasi. Model yang paling canggih dalam
komunikasi adalah model proses komunikasi dimana langkah-langkahnya sebagai
berikut: Pengirim, pengkodean, pesan, saluran, penerima, dan penerima serta umpan
balik.
Pengirim (Sender = Sumber) adalah seseorang yang mempunyai kebutuhan,
keinginan atau informasi serta mempunyai kepentingan untuk mengkomunikasikan
kepada orang lain.
Pengkodean (Encoding), Pengirim mengkodean informasi yang akan
disampaikan diterjemahkan ke dalam simbol atau isyarat yang biasanya dalam
bentuk kata-kata agar orang lain mengerti tentang informasi yang disampaikannya.
Pesan (Message), Pesan dapat dalam segala bentuk yang biasanya dapat
dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari indera penerima, misalnya pidato dapat
didengar dan jika tertulis dapat di baca, isyarat dapat dilihat atau dirasakan.
Saluran (chanel), adalah cara mentransmisikan (menyampaikan) pesan,
misalnya kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan. Agar komunikasi
dapat efektif dan efesien, saluran (media) harus sesuai untuk pesan.
Penerima (Receiver), adalah orang yang menafsirkan pesan dari penerima,
jika pesan tidak sampai kepada penerima, komunikasi tidak terjadi.
Penafsiran kode (Decoding), adalah proses dimana penerima menafsirkan
pesan dan menterjemahkannya menjadi informasi yang berarti baginya. Semakin
tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh pengirim, makin
efektif komunikasi yang terjadi.
Umpan Balik (Feedback), adalah pembalik dari proses komunikasi dimana
reaksi terhadap komunikasi pengirim dinyatakan. Karena penerima telah menjadi
pengirim, umpan balik mengalir lewat langkah yang sama seperti semula. Semakin
cepat umpan balik semakin efektif dalam komunikasi.
2. Komunikasi Dalam Organisasi.
Raymond V.Lesikar berpendapat bahwa yang mempengaruhi efektifitas
komunikasi ada empat faktor:
a. Jalur Komunikasi formal.
Efektivitas komunikasi akan efektif melalui dua cara, a) jalur formal
dimana jarak yang semakin meluas dan berkembang serta tumbuhnya
organisasi. Misalnya pengecer yang besar dengan cabang yang luas
komunikasinya tidak efektif dari pada toserba, b) jalur formal komunikasi
menghambat arus yang besar dari informasi diantara tingkat-tingkat organisasi.
Misalnya karyawan lini perakitan (Asembly) hampir selalu akan
mengkomunikasikan masalah-masalah yang dihadapi dengan mandor atau
dengan managernya.
b. Struktur Wewenang:
Dalam organisasi dimana perbedaan statis dan kekuasaan akan
mempengaruhi isi dan ketepatan komunikasi, contohnya percakapan Direktur
Utama dengan Karyawan biasa dilakukan dengan tatakrama dan terbatas
sehingga tak ada pihak yang berkehendak untuk mengatakan sesuatu yang
penting.
c. Spesialisasi Jabatan:
Anggota organisasi yang sama akan menggunakan istilah-istilah, tujuan,
tugas, waktu dan gaya yang sama dalam berkomunikasi.
d. Pemilikan Informasi:
Berarti individu-individu mempunyai informasi dan pengetahuan yang
khas mengenai tugasnya. Informasi ini memiliki bentuk kekuatan bagi orang
yang memilikinya, ini adalah bentuk komunikasi yang efektif.
C. JARINGAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Jaringan komunikasi dapat dirancang oleh organisasi, bisa dirancang secara kaku,
artinya karyawan dilarang berkomunikasi dengan siapapun kecuali dengan atasannya. Hal
ini dimaksudkan untuk menjaga kekuasaan dan status serta menghindari informasi yang
berlebihan.
D. SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI.
Saluran komunikasi ini ditentukan oleh struktur organisasi dan tipe-tipe saluran dasar
komunikasi, yaitu vertikal, lateral dan diagonal.
1. Komunikasi Vertikal:
Komunikasi vertikal adalah komunikasi ke atas dan atau ke bawah dalam rantai
komando. Komunikasi ke bawah dimulai dari manajemen tingkat atas sampai pada
karyawan bukan supervisor. Kegunaannya antara lain untuk memberikan penntah,
petunjuk dan lain-lain serta membuka informasi kepada anggota organisasi tentang
tujuan dan kebijaksanaan organisasi. Sedangkan kegunaan komunikasi ke atas
memberikan informasi kepada tingkatan yang lebih tinggi tentang apa yang terjadi
pada tingkatan yang leibh rendah. Misalnya tentang saran-saran, laporan kemajuan
dan sebagainya.
2. Komunikasi Lateral atau Horizontal:
Meliputi pola aliran kerja dalam organisasi yang terjadi antara anggota-anggota
kelompok kerja yang sama dan di antara departemen-departemen pada tingkat
organisasi yang sama. Kegunaannya: menyediakan saluran langsung untuk
koordinasi dan pemecahan masalah organisasi. Hal ini untuk menghindari
keterlambatan dalam pengarahan dan untuk membentuk hubungan dengan rekan
mereka.
3. Komunikasi Diagonal:
Adalah komunikasi yang memotong secara silang diagonal rantai perintah
organisasi dan merupakan hasil hubungan antara departemen lini dan staf. Ketiga
jenis komunikasi di atas termasuk dalam katagori komunikasi formal yang ditentukan
oleh struktur organisasi dan sarana formal lainnya. Jenis komunikasi formal ini kalau
di gambarkan akan terlihat seperti di bawah ini.
E. KOMUNIKASI INFORMAL
Bentuk dari komunikasi ini timbul karena adanya berbagai maksud, yaitu:
1. Pemuasan kebutuhan manusiawi
2. Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton dan membosankan.
3. Keinginan untuk mempengamhi perilaku orang lain.
4. Sumber informasi hubungan pekerjaan.
Jenis lain dari komunikasi informal adalah desas-desus (graperine) yang secara
resmi tidak disetujui. Hal ini sebagai akibat jaringan informasi yang simpang-siur atau
tumpang tindih. Artinya beberapa orang tertentii yang mempunyai banyak informasi
kemungkinan menjadi anggota dari beberapa jaringan informasi. Desas-desus ini juga
mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi.
F. EFEKTIFITAS KOMUNIKASI
1. Kebutuhan Akan Komunikasi yang Efektif:
Untuk mencapai komunikasi yang efektif diperlukan beberapa cara yaitu
kesadaran akan kebutuhan komunikasi yang efektif dan penggunaan umpan balik.
Komunikasi umpan balik atau dua arah memungkinkan proses komunikasi berjalan
lebih efektif dan dapat menciptakan lingkungan yang komunikatif dalam organisasi.
Dalam hal ini para manajer harus aktif. penggunaan manajemen partisi- patif dan
komunikasi tatap muka merupakan cara baik meningkatkan efektifitas komunikasi
melalui penggunaan umpan balik.
2. Komunikator yang Lebih Efekfif:
Untuk dapat menjadi komunikator yang lebih efektif harus memberikan latihanlatihan
dalam bentuk penulisan maupun penyampaian berita secara lisan dengan
maksud untuk peningkatkan pemahaman akan simbol-simbol, penggunaan bahasa
yang baik dan benar, pengutaraan yang tepat dan kepekaan terhadap latar belakang
penerima berita.
The American Management Association (AMA) menyusun sepuluh Pedoman
efektifitas komunikasi organisasi yaitu:
a. Cobalah menjemihkan gagasan anda sebelum berkomunikasi.
b. Telitilah kegunaan sebenamya dari setiap komunikasi.
c. Pertimbangkan situasi manusia dan fisik secara keseluruhan bilamana
anda berkomunikasi.
d. Berkonsultasi dengan orang lain, bila perlu dalam merencanakan
komunikasi.
e. Berhati-hatilah ketika anda berkomunikasi, mengenai nada maupun isi
pokok dari pesan anda.
f. Ambilah kesempatan bila muncul untuk penyampaikan sesuatu yang
dapat membantu atau bemilai bagi penerima.
g. Lakukan tindak lanjut komunikasi anda.
h. Berkomunikasi untuk hari esok sebaik hari ini.
i. Pastikan bahwa tindakan anda mendukung komunikasi anda.
j. Bemsahalah bukan saja untuk dimengerti tetapi juga untuk mengerti serta
jadilah pendengar yang baik.
G. HAMBATAN TERHADAP KOMUNIKASI YANG EFEKTIF
1. Hambatan Organisasional:
a. Tingkatan Hirarki:
Bila organisasi tumbuh dan berkembang akan menimbulkan berbagai
masalah komunikasi, karena menambah tingkatan memakan waktu yang
panjang dan ketepatannya semakin berkurang. Dimana setiap tingkatan bisa
menambah atau mengurangi, serta merubah berita dengan aslinya.
b. Wewenang Manajerial:
Bahwa mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan terhadap
komunikasi. Atasan banyak merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya
menerima berbagai masalah, kondisi yang membuatnya tampak lemah. Sedang
bawahan menghindari situasi untuk mengungkapkan informasi yang membuat
posisinya tidak menguntungkan. Maka dari dua hal di atas akan menimbulkan
gap.
c. Spesialisasi:
Perbedaan fungsi, kepentingan dan istilah-istilah lainnya membuat orang
merasa ada dalam dunia yang berbeda, yang akhirnya menghalangi
masyarakat, sulit memahami dan mendorong terjadinya kesalahankesalahan.
2. Hambatan Antar Pribadi:
Kesalahan dalam komunikasi juga dipengaruhi oleh faktor ketidak
sempumaan manusia dan bahasa. Maka perlu memperhatikan: a) persepsi selektif b)
kedudukan komunikator c) keadaan membela diri d) Pendengaran lemah dan e)
ketidak tepatan penggunaan bahasa.
A. MENGGUNAKAN KETERAMPILAN KOMUNIKASI BERUNDING UNTUK MENGELOLA
KONFLIK.
B. Perundingan untuk Mengelola Konflik.
Menurut Lewick dan Liierer, semua” situasi perundingan” ini ditetapkan oleh tiga
cirri:
a. Ada konflik kepentingan antara dua atau lebih pihak, apa yang diinginkan
seseorang tidak diinginkan oleh yang lainnya.
b. Tidak ada perangkat peraturan yang pasti atau mantap untuk memecahkan
konflik, atau semua pihak lebih suka bertindak di luar perangkat peraturan dan
prosedur untuk menemukan cara pemecahannya sendiri terhadap konflik.
c. Semua pihak, sekurang-kurangnya untuk satu saat, lebih suka mencari
persetujuan daripada bertarung secara terbuka, menyerah kepada satu pihak,
memutuskan hubungan secara permanent, atau membawa perselisihan
mereka kewewenang yang lebih tinggi untuk mendapatkan pemecahan.
Proses perundingan actual-seri penawaran dan penawaran baik yang kita
anggap sebagai inti perundingan tergantung pada:
a. apakah semua pihak melihat atau tidak kepentingan mereka sebagai saling
tergantung.
b. luasnya kepercayaan atau ketidak-percayaan di kalangan semua pihak.
c. kemampuan masing-masing pihak lain menerima pandangannya.
d. kepribadian dan keanehan dari orang-orang yang sesungguhnya terlibat, dan
e. tujuan dan kepentingan dari semua pihak.
2. Perundingan Pelaksanaan: Mengelola Konflik Manajemen tenaga kerja.
a. Mengenal tujuan serikat pekerja. Seperti rekan-rekan transional mereka, para
anggota tetaga kerja ini mencari serikat pekerja untuk melindungi berbagai
kepentingan kerja mereka yang mereka rasa tidak cukup dijamin oleh
manajemen:
1) Ekonomi, hal untuk menerima upah minimum
2) Keselamatan kerja , keamanan kerja, bebas dari tindakan sewenangwenag
yang dilancarkan manajemn
3) Hubungan kerja, kebuthan untuk menerima dan diterima oleh rekan
sekerja.
4) Harga diri, kemampuan untuk memperoleh suara dalam ”system” tersebut.
5) Status dan pemenuhan diri, latihan kepemimpinan atau kemampuan
lainnya melalui jasa serikat pekerja.
b. Memperkecil konflik perundingan. Keberhasilan perundingan antara
manajemen dan karyawan banyak tergantung pada persiapan yang cermat.
Kontrak serikat pekerja yang khas sangat rumit sehingga tidak dapat dibiarkan
sampai dengan menit-menit terakhir. Sekarang ini sudah lazim, dan perlu,
untuk mempersiapkan perundingan sekurang-kurangnya enam bulan sampai
denga satu tahun sebelum memulai perundingan.
Pedoman untuk Melakukan Perundingan:
1) Tentukan sasaran yang jelas pada setiap hal yang dirundingkan dan
pahamilah konteks yang atasnya sasaran itu ditentukan.
2) Jangan terburu-buru.
3) Jika ragu adalakan rapat anggota.
4) Siapkan diri dengan dukungan data yang kuat untuk sasaran yang
ditentukan dengan jelas.
5) Pertahankanlah keluwesan dalam pendirian anda
6) Dapatkan motivasi untuk apa yang diinginkan pihak lain
7) Jangan berhenti di tengah jalan. Apabila tidak ada kemajuan untuk
suatu hal tertentu, beralihlaj ke hal yang lain dan kemudian kembali ke
hal tersebut. Ciptakanlah momentum untuk mencapai kesepakatan.
8) Usahalan agar tidak mempermalukan pihak lain
9) Jadilah pendengar yang baik
10) Binalah reputasi sebagai pihak yang jujur namu tegas
11) Kendalaikan emosi anda
12) Yakinlah dalam setiap langkah perundingan bahwa anda mengetahui
hubungannya dengan semua langkah lai nnya.
13) Berikan perhatian yang sungguh-sungguh terhadap reaksi dari setiap
klausula yang dirundungkan
14) Ingatlah bahwa perundingan pada dasarnya adalah suatu proses
kompromi
15) Belajarlah mengerti orang lain, hal itu bermafaat selama perundingan
16) Pertimbangkanlah dampak dari perundingan yang sekarang untuk
perundingan-perundingan selanjutnya.
Sumber :
Modul Perkuliahan - Pengantar Manajemen dan Bisnis - Program Studi Sistem Informasi - Fakultas Ilmu Komputer - Universitas Mercu Buana
