Modul Pengantar Manajemen dan Bisnis
Download Modul Pengantar Manajemen dan Bisnis Bab 14 - Perubahan Dan Pengembangan Organisasi
Bab 14 - Perubahan Dan Pengembangan Organisasi
Abstract
"Perubahan-perubahan dalam lingkungan organisasi dapat disebabkan oleh kekuatan internal dan kekuatan ekstemal"
Kompetensi
"Mahasiswa mampu menjelaskan perihal produktivitas organisasi dan pengelolaan perubahan"
Pengertian Perubahan
A. PENGANTAR.
Manajer senantiasa harus mengantisipasi perubahan-perubahan dalam lingkungan
yang akan mensyaratkan penyesuaian-penyesuaian disain organisasi diwaktu yang akan
datang. Perubahan-perubahan dalam lingkungan organisasi dapat disebabkan oleh
kekuatan internal dan kekuatan ekstemal. Berbagai kekuatan ekstemal dapat menekan
organisasi untuk mengubah tujuan, struktur dan operasinya. Sedangkan perubahan dari
faktor internal seperti tujuan, kebijaksanaan manajer, sikap karyawan, strategi dan teknologi
baru juga dapat merubah organisasi.
B. CARA PENANGANAN PERUBAHAN:
Cara menangani perubahan organisasi memerlukan pendekatan. Cara pertama adalah
konsep perubahan reaktif dan yang kedua program perubahan yang direncanakan (planed
change).
Pada cara pertama biayanya murah dan sederhana serta ditangani secara cepat, di mana
manajer akan pemberikan reaksi setelah masalah terjadi. Misalnya bila peraturan
pemerintah baru mensyaratkan pemisahaan untuk mempunyai perlindungan terhadap
kebakaran, mungkin manajer membeli alat-alat kebakaran.
Pendekatan yang kedua atau juga disebut proses produktif, Thomas dan Bennis
mendefinisikan perubahan yang direncanakan sebagai perancangan, dan implementasi
inovasi stuktural, kebijaksanaan atau tujuan baru, atau suatu perubahan dalam filsafat, iklim
dan gaya pengoperasian secara sengaja. Pendekatan ini tepat bila keseluruhan atau
sebagian besar satuan organisasi menyiapkan diri untuk menyesuaikan dengan perubahan.
Pendekatan ini mempunyai ruang lingkup yang lebih besar dan merupakan sarana
penanganan perubahan-perubahan yang menyangkut kelangsungan hidup organisasi. Dan
mengantisipasi baik perubahan-perubahan eksternal maupun internal. Karena
kompleksitas perubahan yang terjadi, manajer harus lebih memahami pentingnya dan
menggunakan perubahan organisasi yang direncanakan.
Sekarang bagaimana peranan dari pengantar perubahan (change agent), peranannya
yaitu bertanggung jawab atas kepemimpinan dalam proses pengelolaan perubahan.
Indivldu, kelompok dan organisasi yang menjadi sasaran perubahan disebut sistem klien
C. PENOLAKAN TERHADAP PERUBAHAN:
Ada tiga sumber penolakan terhadap perubahan yaitu:
1. Ketidak-pastian tentang akibat dan pengaruh perubahan.
2. Ketidak-pastian untuk melepaskan keuntungan-keuntungan yang ada.
3. Pengetahuan akan kelemahan-kelemahan dalam perubahan yang diusulkan.
Penanggulangan Penolakan terhadap Perubahan
1. Pendidikan dan Komunikasi.
Salah satu cara untuk menanggulangi penolakan terhadap perubahan adalah sedini
mungkin menginformasikan perubahan-perubahan yang telah direncanakan. dengan
alasan yang logis.
2. Partisipasi dan Keterlibatan.
Penolakan ini dapat dikurangi atau dihilangkan bila mereka yang potensial dilibatkan dalam
perancangan dan implementasi perubahan.
3. Kemudahan dan dukungan.
Cara lainnya adalah manajer memberikan kemudahan dan dukungan kepada mereka yang
terlibat dalam proses perubahan.
4. Negosiasi dan Persetujuan.
Contohnya persetujuan serikat, memberikan kenaikan pesangon pensiun karyawan
sebagai pertukaran dengan penghentian kerja yang lebih dini.
5. Manipulasi dan bekerja sama.
Dilakukan dengan memanipulasi kejadian-kejadian yang ada melalui pemberitaan
informasi secara selektif atau urutan kejadian dengan sengaja. Bisa juga bekerja sama
dengan orang kunci dalam suatu kelompok dalam pemberian perancangan proses
perubahan.
6. Paksaan implisit dan eksplisit.
Dilakukan dengan ancaman di PHK, penundaan promosi dan lain sebagainya, bisa juga
dengan pemindahkan ke ladang yang kering.
D. PROSES PENGELOLAAN PERUBAHAN:
Proses pengelolaan perubahan hams mencakup dua gagasan dasar untuk mencapai
efektifitas organisasi. Pertama ada retribusi kekuasaan dalam struktur organisasi, kedua
restribusi ini dihasilkan dan proses perubahan yang bersifat pengembangan.
Tahap-tahap Proses Perubahan:
1. Tekanan dan desakan.
Proses ini dimulai ketika manajemen puncak mulai merasa adanya kebutuhan atau
tekanan akan perubahan. Misalnya adanya perubahan penjualan, penurunan
produktivitas dan sebagainya.
2. Intervensi dan Reorientasi:
Digunakan untuk memmuskan masalah dan memulai proses dengan membuat para
anggota organisasi memusatkan perhatiannya pada masalah tersebut. Pihak-pihak
luar sering digunakan, juga staff internal yang mempunyai dan dipandang ahli serta
dapat dipercaya sebagai konsultan atau pengantar perubahan.
3. Diagnosa dan pengenalan masalah:
Informasi dikumpulkan dan dianalisa mana penting dan tidak penting.
4. Penemuan dan komitmen pada penyelesaian.
Pengantar perubahan mencoba menyelesaikan masalah-masalah yang diketemukan
dan masuk akal dengan menghindari "metode-metode lama yang sama".
Bawahan didorong dan diajak untuk berpartisipasi, sehingga mereka lebih terikat
pada serangkaian kegiatan.
5. Percobaan dan Hasil.
Pada tahap keempat diuji dalam program-program yang berskala kecil dan hasilnya
dianalisa.
6. Pungutan dan Penerimaan.
Setelah diuji dan sesuai dengan keinginan, harus diterima secara sukarela dan harus
menjadi sumber penguatan dan menimbulkan keterikatan pada perubahan.
E. PENDEKATAN PERUBAHAN ORGANISASI.
Harold J.Leavitt menyatakan bahwa organisasi dapat diubah melalui pengubahan struktur,
teknologi dan atau orang-orangnya.
1. Pendekatan Struktur:
Pengubahan struktur organisasi menyangkut modifikasi dan pengaturan system
internal, seperti acuan kerja, ukuran dan komposisi kelompok kerja, system
komunikasi, hubungan-hubungan tanggung jawab atau wewenang. Pendekatan
struktural dibagi menjadi tiga kelompok yang terdiri dari :
Pertama melalui aplikasi prinsip-prinsip perancangan organisasi klasik.
Pendekatan ini berusaha untuk memperbaiki penciptaan pembagian kerja yang tepat
dari tanggung jawab jabatan para anggota organisasi, pengubahan rentang
manajemen, diskripsi jabatan dan sebagainya.
Kedua desentralisasi. Hal ini didasarkan pada penciptaan satuan-satuan
organisasi yang lebih kecil dan dapat berdiri sendiri dan memusatkan perhatian pada
kegiatan yang berorientasi tinggi. Hasilnya perbaikan prestasi kerja.
Ketiga modifikasi aliran kerja dalam organisasi. Pendekatan ini didasarkan pada
pemikiran bahwa aliran kerja dan pengelompokan keahlian yang tepat akan berakibat
kenaikan produktifitas secara langsung dan cendemng memperbaiki semangat dan
kepuasan kerja.
2. Pendekatan Teknologi:
Untuk memperbaiki prestasi organisasi F.W. Taylor dan pengikutnya mencoba
menganalisa dan memperbaiki interaksi-interaksi pada karyawan dan mesin-mesin
untuk meningkatkan efesiensi sehubungan dengan perubahan teknologi adakalanya
perubahan yang dilakukan temyata sering tidak cocok dengan struktur organisasi. Hal
ini dapat menciptakan ketidak senangan dan pemutusan hubungan diantara para
anggota orga-nisasi akibatnya terjadi penurunan produktivitas lebih banyak
kecelakaan dan tingkat perputaran karyawan yang tinggi.
Penggabungan pendekatan struktural dan pendekatan teknologi
(teknostruktural) bermaksud memperbaiki prestasi melalui perubahan berbagai aspek,
baik stuktur organisasi maupun teknologinya, contohnya pengenalan teknologi baru
yang diikuti pengorganisasian kembali bagian-bagian menjadi kelompok-kelompok
lebih kecil.
3. Pendekatan Orang:
Pendekatan orang bermaksud untuk mengubah secara langsung perilaku
karyawan melalui pemusatan pada ketrampilan sikap, persepsi dan pengharapan
mereka, sehingga dapat melaksanakan tugas dengan lebih efektif.
F. KONSEP PENGEMBANGAN ORGANISASI.
1. Grid Organazation Developmet (Grid OD):
Salah satu teknik Pengembangan Organisasi adalah Grid OD yang di dasarkan
atas kisi-kisi manajerial. R.Blake dan J. Mouton, mengidentifikasikan berbagai
kombinasi perhatian terhadap produk dan Orang. Enam tahap yang perlu diperhatikan
dari program Grid OD, yaitu:
a. Latihan.
Para manajer kunci mempelajari konsep-konsep grid dan menerapkan
dalam seminar panjang. Mereka menilai gaya manajerial mereka sendiri dan
bekerja pada perbaikan ketrampilan seperti pengembangan tim, pemecahan
masalah kelompok dan komunikasi. Setelah instruksi cocok maka
mengimplementasikan program grid diseluruh organisasi.
b. Pengembangan Tim:
Pusat perhatiannya pada perbaikan hubungan baik manajer dengan
bawahan maupun efektivitas tim.
c. Pengembangan antar kelompok:
Memusatkan pada hubungan antara kelompok-kelompok kerja organisasi
untuk memperbaiki koordinasi dan kerjasama.
d. Penetapan Tujuan Organisasional.
Manajer puncak menciptakan model organisasi yang ideal, dengan
menetapkan tujuan-tujuan yang telah diuji, dan dirumuskan bersama-sama
dengan para manajer dan bawahan di seluruh organisasi.
e. Pencapaian Tujuan:
Para anggota organisasi berusaha membuat model realitas yang ideal.
Setiap satuan organisasi dan memeriksa tentang bagaimana kegiatan-kegiatan
yang seharusnya dijalankan agar hasilnya lebih baik dan bila perlu mengoreksi
kegiatan.
f. Stabilitas.
Dari semua tahap hasil-hasilnya dievaluasi untuk menentukan bidangbidang
organisasi mana yang masih membutuhkan perbaikan atau perubahan.
Stabilitas harus tetap dilakukan terhadap perubahan-perubahan yang positif
dan mengidentifikasikan bidang-bidang kesempatan baru bagi organisasi.
2. Berbagai Kondisi Keberhasilan Program Pengembangan Organaisasi.
a. Pengenalan bahwa organisasi mempunyai banyak masalah.
b. Penggunaan ahli keperilakuan dari luar sebagai konsultan.
c. Dukungan dan keterlibatan top manajer.
d. Keterlibatan para pemimpin kelompok kegiatan.
e. Pencapaian sukses awal dengan usaha pengembangan organisasi.
f. Pendidikan bagi anggota tentang pengembangan organisasi.
g. Penghargaan terhadap kekuatan-kekuatan manajer.
h. Keterlibatan manajer departemen personalia.
i. Pengembangan sumber daya pengembangan organisasi internal.
j. Manajemen efektif program pengembangan organisasi.
k. Pengukuran hasil.
Sumber :
Modul Perkuliahan - Pengantar Manajemen dan Bisnis - Program Studi Sistem Informasi - Fakultas Ilmu Komputer - Universitas Mercu Buana
