Modul Pengantar Manajemen dan Bisnis
Download Modul Pengantar Manajemen dan Bisnis Bab 10 - Struktur Organisasi
Bab 10 - Struktur Organisasi
Abstract
"Setiap perusahaan membentuk struktur organisasi atau struktur didalam perusahaan yang mengidentifikasi tanggung jawab untuk setiap posisi pekerjaan dan hubugan antara posisiposisi"
Kompetensi
"Mahasiswa dapat memahami dan menjelaskan kembali bentuk-bentuk dari struktur organisasi"
Pendahuluan
Pengorganisasian(Organizing) merupakan proses penyusunan anggota dalam bentuk
struktur organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan
lingkungan yang melingkupinya baik intern maupum ekstern. Ada dua aspek utama dalam
orgaanisasi yaitu departementasi dan pembagian kerja yang merupakan dasar proses
pengorganisasian.
James D. Mooney mengatakan, “Organisasi yaitu setiap perserikatan manusia untuk
mencapai tujuan bersama, Sedang Chester I. Barnard memberikan pengertian organisasi
yaitu suatu system aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
B. ORGANISASI.
1. Organisasi merupakan proses untuk merancang struktur formal, mengelompokan dan
mengatur serta membagi tugas para anggota untuk mencapai tujuan.
a. Unsur-unsur dasar yang membentuk organisasi yaitu:
1) Adanya tujuan
2) Adanya kerjasama dua orang atau lebih
3) Adanya pembagian tugas
4) Adanya kehendak untuk bekerja sama
b. Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah:
1) Strategi organisasi pencapaian tujuan
2) Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan
membedakan bentuk struktur organisasi
3) Kemampuan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka, juga
lingkungan sekitarnya perlu diperhitungkan dalam penyusunan struktur
perusahaan
4) Besarnya organisasi dan satuan kerja mempengaruhi struktur organisasi.
c. Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari:
1) Spesialisasi kegiatan
Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan
kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugastugas
tersebut menjadi satuan-satuan kerja (departementalisasi)
2) Koordinasi kegiatan
Koordinasi kegiatan menunjukan prosedur-prosedur yang
mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi
3) Standarisasi kegiatan
Standarisasi kegiatan, merupakan prosedur-prosedur yang
digunakan organisasi untukmenjamin terlaksananya kegiatan seperti yang
direncanakan .
4) Sentralisasi dan disentralisasai pembuatan keputusan
Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan yangmenunjukan
lokasi (letak) kekuasaan pembuatan keputusan
5) Ukuran satuan kerja.
Ukuran satuan kerja menunjukan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja.
2. Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan
departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama. Bagan ini menggambarkan
lima aspek utama suatu organisasi, yaitu:
a. Pembagian kerja
b. Rantai perintah
c. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
d. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
e. Tingkatan manajemen
a. Cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges dapat
digambarkan sebagai berikut:
1) Bentuk Piramidal
2) Bentuk Vertikal
3) Bentuk Horizontal
4) Bentuk melingkar
C. BENTUK-BENTUK ORGANISASI
1. Organisasi Garis, dianut organisasi kecil dengan jumlah karyawan sedikit.
Kebaikannya:
a. Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu
tangan.
b. Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung
dengan bawahan
c. Proses pengambilan keputusan cepat
d. Prilaku dan kemampuan Karyawan dapat segera diketahui
e. Rasa solidaritas tinggi
Kelemahannya:
a. Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja
b. Ada kecendrungan pimpinan bertindak otokratis
c. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas
2. Organisasi Garis dan Staf, dianut oleh organisasi besar, daerah kerja yang luas dan
mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dengan jumlah karyawan
yang banyak
Kebaikannya:
a. Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun
tujuan perusahaan
b. Terdapat pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat
adanya staf ahli
c. Bakat yang dimiliki setiap karyawan dapat dikembangkan
d. Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula
e. Pengambilan keputusan cepat, karena pimpinan masih dalam satu tangan
f. Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terinci
g. Semangat kerja tinggi, karena pekerjaan disesuaikan dengan bakat dan
kemampuan yang dimiliki.
O. Kelemahannya:
a. Rasa solidaritas kurang, karena karyawan tidak saling mengenal
b. Perintah-perintah menjadi kabur
c. Kesatuan komando kurang
d. Koordinasi kurang baik pada tingkat staf
3) Organisasi Fungsional, Organisasi disusun atas dasar fungsi yang harus
dilaksanakan
Kebaikannya:
a. Pembidangan tugas lebih jelas
b. Spesialisasi karyawan lebih efektif dijalankan dan dikembangkan
c. Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi
d. Koordinasi berjalan lancar dan tertib
Kelemahannya:
a. Karyawan terfokus pada bidangnya saja
b. Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan
c. Menimbulkan rasa kelompok yang sempit, sering timbul konflik
4. Organisasi Panitia, dibentuk hanya untuk sementara waktu saja.
Kebaikannya:
a. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang
dalam dan terperinci
b. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil
c. Koordinasi kerja dibahas dalam satu team
Kelemahannya:
a. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut
b. Tanggung jawab tidak jelas
c. Kreativitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan
D. FUNGSI PENGORGANISASIAN.
Fungsi pengorganisasian meliputi pembagian seluruh tugas ke dalam berbagai
kerja individual dengan wewenang dan tanggung jawab tertentu untuk menjalankan kerja
tersebut dan selanjutnya kerja individual tersebut dikumpulkan ke dalam berbagai
departemen menurut dasar dan ukuran tertentu.
Tujuan adalah untuk mencapai usaha terkoordinasi melalui pendesainan struktur
hubungan tugas dan wewenang.
Terdapat dua konsep pokok pengorganisasian:
1. Desain; Mengimplentasikan bahwa seorang manajer menetapkan cara
karyawan melakukan pekerjaan.
2. Struktur; Menunjukkan kepada pertalian yang relatif stabil dan aspek organisasi.
Tantangan manajemen ketika menjalankan fungsi pengorganisasian adalah dalam
mendesain struktur organisasi yang paling tepat berkenan dengan berbagai pekerjaan,
wewenang, dan departemen.
Dimensi Struktur organisasi:
1. Formalisasi. Menunjuk kepada luasnya pengharapan berkenaan dengan
maksud dan tujuan pekerjaan ditetapkan, ditulis dan diselenggarakan.
2. Sentralisasi. Menunjuk kepada tempat wewenang pengambilan keputusan di
dalam hirakhi organisasi.
3. Kompleksitas. Adalah akibat perkembangan langsung pembagian kerja dan
penciptaan departemen-departemen.
Perbedaan Fungsi Pengorganisasian, Struktur Organisasional, dan dimensi Organisasi:
1. Fungsi Pengorganisasian. Menunjuk kepada pengambilan keputusan manajer
mengenai:
a. Spesialisasi pekerjaan
b. Pelimpahan wewenang
c. Dasar pembentukan departemen
d. Ukuran departemen jenis dan jumlah pekerjaan tertentu.
2. Struktur Organisasional. Menunjuk kepada hasil keputusan manajer seperti dicerminkan:
a. Desain pekerjaan yang menentapkan syarat pekerjaan, aktivitas, hasil, dan
wewenang.
b. Departemen organisasional.
3. Dimensi Organisasional. Menunjuk kepada pembedaan karakter organisasional:
a. Kompleksitas
b. Formalisasi
c. Sentralisasi
E. PEMBAGIAN KERJA DAN STRUKTUR ORGNIASASI,
1. Pembagian Pekerjaan (Division of Work).
Pembagian perkerjaan merupakan merupakan penjabaran tugas pekerjaan
sehingga setiap orang dalam organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan
seperangkat aktivitas tertentu dan bukan keseluruhan tugas.
Pendekatan pembagian kerja terdiri atas:
a. Spesialisasi tugas pada tingkat pekerjaan.
b. Pendekatan tim pada desain pekerjaan.
2. Pengorganisasian dan struktur organisasi.
Pengorganisasian dapat dipandang sebagai proses penyesuaian struktur
organisasi dengan tujuan, sumber daya, dan lingkungan.
Struktur organisasi dapat diartikan sebagai susunan dan hubungan antar
bagian-bagian komonen dan posisi dalam perusahaan.
a. Struktur organisasi dalam kaitannya dengan lima unsur berikut:
1) Spesialisasi aktivitas, mengacu pada spesifikasi tugas-tugas perorangan
dan kelompok kerja di seluruh organisasi dan penyatuan tugas-tugas
tersabut ke dalam unit kerja.
2) Standarisasi aktivitas, merupakan prosedur yang digunakan organisasi
untuk menjamin kelayak-dugaan aktivitas-aktivitasnya.
3) Koordinasi aktivitas, adalah prosedur yang mengintegrasi fungsi-fungsi
subunit dalam organisasi.
4) Sentralisasi dan desentralisasi pengambilan keputusan, mengacu pada
lokasi kekuasaan pengambilan keputusan.
5) Ukuran unit kerja, mengacu pada jumlah pegawai dalam suatu kelompok
kerja.
b. Faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisasi.
1) Strategi dan struktur organisasi, Strategi akan menentukan bagaimana
jalur wewenang dan saluran komunikasi diatur antar para manajer dan
subunit. Strategi mempengaruhi informasi yang mengalir di sepanjang jalur
tersebut, serta mekanisme perenacanaan dan pengambilan keputusan.
2) Teknologi sebagai faktor struktur. Bentuk teknologi yang digunakan dalam
organisasi tertentu untuk menghasilkan produknya juga mempengaruhi
cara pengaturan organisasi.
3) Manusia sebagai faktor struktur. Orang-orang yang terlibat dalam aktivitas
organisasi mempengaruhi strukturnya.
4) Ukuran dan struktur. Baik ukuran organisasi sacara menyeluruh maupun
ukuran sub-subunitnya mempengaruhi strukturnya.
3. Departementalisasi.
Departementalisasi adalah upaya mengelompokan aktivitas pekerjaan sehingga
aktiviatas-aktivitas dan hubungan yang serupa dan logis dapat diselenggarakan
secara serempak.
Pertimbangan manajerial yang penting dalam pembentukan departemen adalah
dalam menentukan dasar-dasar pengelompokan pekerjaan.
Lima dasar departementalisasi adalah: fungsional, proses, produk, pelanggan,
dan geografi.
a. Lini Fungsional. Masing-masing departemen fungsional mengerjakan bagiannya
terpisah dari keseluruhan perusahaan.
b. Lini Proses. Masing-masing departemen proses mengerjakan bagiannya terpisah
dari keseluruhan proses produksi.
c. Lini Produk. Masing-masing departemen memproduksi dan menjual satu produk
tertentu.
d. Lini Pelanggan. Masing-masing dari departemen pelanggan memenuhi kebutuhan
produk dan jasa konsumen tertentu.
e. Lini geografis. Masing-masing departemen wilayah memproduksi dan menjadi
produk di wilayah.
Departementalisasi lainnya adalah:
a. Multi Departemental
b. Departementalisasi campuran: organisasi matriks
c. Departementalisasi di perusahaan multinasional
Efisiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang
mermacam-macam dalam organisasi.Proses penentuan cara bagaimana kegiatan
dikelompokkan disebut departementasi. Macam departementasi yaitu:
a. Departementasi Fungsional, mengelompokan fungsi yang sama atau kegiatan
yang sejenis untuk membentuak satuan organisasi.
Kebaikannya:
1) Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama
2) Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi
3) Memusatkan keahlian organisasi
4) Memungkinkan pengawasan manajemen puncak terhadap fungsi-fungsi
yang ada dalam organisasi
Kelemahannya:
1) Menciptakan konflik antar fungsi
2) Adanya kemacetan pelaksanaan tugas
3) Umpan balik yang lambat
4) Memusatkan pada kepentingan tugasnya
5) Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif
b. Depertementasi Devisional, dengan membagi divisi-divisi atas dasar:
1) Struktur Organisasi Divisional atas dasar produk.
2) Struktur Organisasi Divisional atas dasar wilayah
3) Struktur organisasi Divisional atas dasar langganan
4) Struktur Organisasi Dicvisional atas dasar proses
5) Struktur Organisasi Divisional atas dasar alphanumerical.
Kebaikan Struktur Divisional:
1) Semua kegiatan, ketrampilan, keahlian untuk memproduksi dan
memasarkan dikelompokan menjadi satu dibawah seorang Kepala
2) Semua kegiatan mudah untuk dikoordinasi dan prestasi kerja terpelihara
3) Kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat
4) Menempatkan pengembangan dan imple-mentasi strategi dekat dengan
lingkungan divisi yang khas
5) Merumuskan tanggung jawab dengan jelas dan perhatian dipusatkan pada
pertanggung jawaban atas prestasi kerja
6) Membebaskan para kepala eksekutif dalam pembuatan keputusan strategi
lebih luas
7) Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah
8) Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi.
Kelemahan Struktur Divisional:
1) Berkembangnya persaingan disfungsional potensial atas sumber daya
perusahaan dan konflik antara tugas dan prioritas
2) Seberapa besar delegasi wewenang diberikan
3) Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya
overhead perusahaan
4) Menimbulkan konsistensi kebijaksanaan antar divisi
5) Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.
4. Organisasi Proyek dan Matriks
a. Struktur Organisasi Proyek, pembentukan tim-tim, spesialis untuk mencapai
tujuan khusus
b. Struktur Organisasi Matriks, sama dengan proyek, tetapi disini para karyawan
mempunyai dua atasan.
Kebaikannya:
1) Mmaksimumkan efisiensi penggunaan manajer fungsional
2) Mengembangkan ketrampilan dan kreativitas karyawan serta fleksibelitas
kepada organisasi
3) Melibatkan motivasi dan menantang karyawan serta memperluas
pandangan manajemen terhadap masalah strategi perusahaan yang
akhirnya membebaskan manajemen puncak dan perencanaan.
4) Menstimulasi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kjegiatan
perusahaan dengan orientasi proyek
Kelemahannya:
1) Adanya pertanggung jawaban ganda dan kebijaksanaan yang kontradiktif
2) memerlukan koordinasi vertikal dan horizontal
3) Memerlukan lebih banyak ketrampilan antar pribadi
4) Menimbulkanresiko timbulya perasaan anarki
5) Sangat mahal untuk diiplentasikan
6) Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan
darpada kegiatan
Sumber :
Modul Perkuliahan - Pengantar Manajemen dan Bisnis - Program Studi Sistem Informasi - Fakultas Ilmu Komputer - Universitas Mercu Buana
